LUWU TIMUR – Badan Kesatuan Bangsa dan Politik (Kesbangpol) Kabupaten Luwu Timur melakukan Pemusnahan Arsip Inaktif Retensi di bawah 10 tahun yang berlangsung di Aula Badan Kesbangpol, Jumat (05/07/2024).
Sebanyak 1.152 berkas dimusnahkan menggunakan alat penghancur kertas yang dipimpin Asisten Administrasi Umum (Asisten III), Nursih Hariani, bersama Kepala Badan Kesbangpol Lutim, Guntur Hafid, Kepala Bidang Kearsipan, Hairil Muchtar, perwakilan Inspektorat, Bagian Hukum, dan undangan lainnya.
Asisten Administrasi Umum, Nursih Hariani menjelaskan, arsip ini biasanya terdiri dari dokumen yang sudah lama yang keberadaannya tidak lagi diperlukan untuk operasional harian tetapi masih memiliki nilai hukum dan historis atau referensial.
Ia mengungkapkan, pentingnya pemusnahan arsip ini untuk menghemat ruang. “Bayangkan jika Luwu Timur 21 Tahun tidak pernah memusnahkan arsip, maka bisa dibayangkan berapa gedung yang dibutuhkan hanya untuk arsip saja, maka dari itu kita butuh pemusnahan untuk penghematan,” tambahnya.
Kemudian, lanjutnya, efisiensi dan organisasi, dengan memusnahkan arsip inaktif organisasi dapat lebih mudah mengelolah dan menemukan arsip yang masih aktif dan diperlukan.
“Selain itu, pemusnahan ini juga untuk keamanan dan privasi. Memusnahkan arsip yang mengandung informasi sensitif setelah masa retensi yang ditentukan, membantu menjaga keamanan dan privasi data,” imbuhnya.
“Daripada data sensitif ini nanti terbaca oleh orang-orang yang tidak bertanggungjawab, agar lebih baik di musnahkan. Dan sesuai dengan kepatuhan hukum. Jadi memang ada aturan bahwa dalam waktu tertentu, arsip harus dimusnahkan, jadi kita lakukan ini untuk mematuhi kebijakan membantu organisasi untuk menghindari masalah-masalah hukum,” kata Nursih menjelaskan.
Terkahir mengurangi biaya. “Bisa dibayangkan kalau kita simpan semua arsip, butuh banyak waktu, banyak tempat tentu juga butuh banyak biaya karena penyimpanan arsip memerlukan biaya-biaya untuk pemeliharaannya,” tuturnya.
“Untuk itu, proses pemusnahan arsip ini harus dilakukan sesuai prosedur yang ditentukan untuk memastikan bahwa arsip tersebut tidak lagi diperlukan dan tidak mengandung informasi penting yang masih bisa digunakan,” tandas Asisten III Bupati Luwu Timur ini. (*)
